מגבלת שליחת אימיילים ב Microsoft Exchange – האם הארגון שלך מוכן לזה?
בחודש אפריל 2025 הכריזה ענקית התוכנה מיקרוסופט על צעד חדש ומשמעותי: הגבלת מספר הנמענים שאפשר לשלוח אליהם דוא"ל בכל 24 שעות.
המגבלה, שנקראת Tenant External Recipient Rate Limit (TERRL) הוטלה על ידי מיקרוסופט לאחר שאחוז גבוה יחסית מכלל המיילים הגיע לתיבות הספאם. מקרים כאלו פוגעים בדירוג של מיקרוסופט כשולח וכתוצאה מכך יכולת העבירות ירדה (deliverability – כלומר היכולת של המיילים באמת להגיע ליעדם). בזכות המהלך הזה, מקווים במיקרוסופט כי דירוג השרתים שלהם ישוב לעלות וכך הם יוכלו לשמור על שליחה אמינה ומדויקת.
אלא שעבור החברות והארגונים מדובר בצעד מורכב, שלא מאפשר להם להסתמך על התשתיות של מייקרוסופט לצרכי תקשורת עם גורמים מחוץ לארגון. אמנם תקרת השליחה המעודכנת עשויה להשתנות מארגון לארגון (הנוסחה לחישוב מופיעה כאן ונגזרת בין היתר ממספר הרישיונות של כל חברה), אולם עשוי להיות תרחיש שחשבון נחסם גם לאחר שליחה של מסר או קמפיין אחד בלבד.
מה זה אומר בפועל?
כל מייל שנשלח לנמענים מחוץ לארגון – בין אם מדובר בתכתובת אישית עסקית לגיטימית, במיילים תפעוליים כמו איפוס סיסמה, שליחת דו"ח אוטומטי, תזכורות ועדכונים שונים מול עובדים, ספקים, שותפים ולקוחות – עלול להיתקל בהגבלה ואף להיחסם אם חורגים מהמכסה היומית. אבל הנקודה הקריטית היא, שברגע שהארגון עובר את המכסה, המגבלה חלה גם על כל תקשורת אימיילים רגילה. זאת אומרת, גם אם אחד העובדים שולח מייל מהאאוטלוק האישי שלו – ההודעה פשוט לא תישלח.
הארגון כולו עלול להיתקע בלי יכולת לשלוח מיילים החוצה – בלי אזהרה, ודווקא ברגעים קריטיים.
מה אפשר לעשות?
- למפות את השימושים הלא מובנים מאליהם בשרת ה Exchange – כמנהלי IT אנחנו לא תמיד מודעים אילו תהליכים וממשקים בארגון משתמשים בשירות זה.
- מעבר לעבודה באמצעות API או באמצעות אוטומציות מול שירותים חיצוניים בכל מה שקשור להפצות מרובות נמענים ולשליחות תפעוליות בודדות
- לאתר את אותם תהליכים שלא קל לשנות את צורת העבודה, להעריך את היקף השליחות ולטפל בהם בצורה נקודתית (לדוגמא – שירותי SMTP חיצוניים)
איך inwise יכולה לעזור לארגון שלך? לאחר שיחת ייעוץ בה נבין את הצרכים נתאים את הפתרונות האפשריים עבורך:
- שליחה בהיקפים גדולים של מסרים שיווקיים ותפעוליים – inwise לא מוגבלת מבחינת היקפי השליחה ולכן מאפשרת הפצה של המסרים וההודעות בצורה בטוחה, נוחה לשימוש ומאפשרת יצירת רשימות תפוצה בהתאם לפילוח נבחר.
- חלוקה לחשבונות לצרכים שונים ולמשתמשים שונים בארגון – הפרדה בין סוגי שימושים ומתן הרשאות שונות למשתמשים בהתאם לצורך.
- ממשק משתמש ידידותי ופשוט – המערכת נגישה וברורה מאוד למשתמשים עצמם ומאפשרת לבצע פעולות בקלות ובמהירות ללא צורך בידע טכני או עיצובי.
- פתרונות תפעוליים – inwise מציעה פתרונות תפעוליים מתקדמים:
- שליחה באמצעות API: שליחה של אימיילים, הודעות SMS, ו-וואטסאפים תפעוליים, מה שמאפשר לארגונים לשלוח הודעות בצורה גמישה ומדויקת.
- אימיילים תפעוליים – עיצוב ושליחה של אימיילים תפעוליים (טרנזקציונליים) כמו איפוס סיסמה, שליחת העתקי מסמכים, חשבוניות ועוד, שיכולים להבטיח המשכיות של תהליכים חשובים בתוך הארגון.
- הגנה מיטבית על המידע – יכולת להתממשק עם שורה ארוכה של מערכות ארגוניות. בכך, המידע ורשימת התפוצה הארגוניות נשארות בבעלות הארגון ובניהול שלו, והמערכת משמשת רק להפצה וללא צורך "להוציא" את כל הדאטה החוצה.
- עמידה בתקני איכות – המערכת עומדת בתקני אבטחת מידע בינלאומיים ומחמירים, דרישות רגולטוריות ואף מפעילה סקרי אבטחה ופעולות סייבר יזומות. עוד בנושא ניתן לקרוא כאן. הקפדה על הנושא הזה מעניקה אמינות וודאות גבוהה כי המיילים שנשלחים אכן יגיעו ליעדם.
לסיכום, תשתיות הדוא"ל הקיימות כיום בתאגידים עשויות להגביל את התקשורת עם גורמים מחוץ לארגון ולהפוך אותה למורכבת במיוחד. מעבר לפלטפורמה מאובטחת, אמינה ונוחה לתפעול מאפשרת להמשיך לנהל אינטרקציה חיונית עם העובדים בצורה אמינה נוחה ויעילה.
