שליחת מיילים מחוץ לארגון ללא הגבלה: הפתרון למגבלה החדשה של מיקרוסופט ב -Outlook

האם הארגון שלכם מוכן לשינוי של מיקרוסופט?
שליחת מיילים היא פרקטיקה יומיומית בכל ארגון. בעלי תפקידים רבים, כמו צוותי תמיכה טכנית, משאבי אנוש, רכש ושירות לקוחות מתבססים עליה באופן קבוע כדי לשלוח מיילים תפעוליים ושיווקיים –  איפוס סיסמה, זימונים, אישורי הרשמה ועוד. מבחינה טכנית לפחות מדובר בפעולה נוחה, קלה ופשוטה ולכן הארגונים התמקדו בעיקר בתוכן, בניסוח המסרים ובחינת תזמון השליחה הטוב ביותר.
אלא שממש החודש (אפריל 2025) הכריזה ענקית התוכנה מייקרוסופט – שמתפעלת למעשה את שירותי ה-outlook  וה-Exchange online על צעד חדש: הגבלת מספר הנמענים שאפשר לשלוח אליהם דוא"ל בכל 24 שעות, שעשויה להשפיע משמעותית על כלל הארגונים. המגבלה, שנקראת Tenant External Recipient Rate Limit (TERRL) הוטלה על ידי מיקרוסופט לאחר שאחוז גבוה יחסית מכלל המיילים הגיע לתיבות הספאם. מקרים כאלו פוגעים בדירוג של מיקרוסופט כשולח וכתוצאה מכך יכולת העבירות ירדה (deliverability – כלומר היכולת של המיילים באמת להגיע ליעדם). בזכות המהלך הזה, מקווים במיקרוסופט כי דירוג השרתים שלהם ישוב לעלות וכך הם יוכלו לשמור על שליחה אמינה ומדויקת.

אלא שעבור החברות והארגונים מדובר בצעד מורכב, שלא מאפשר להם להסתמך על התשתיות של מייקרוסופט לצרכי תקשורת עם גורמים מחוץ לארגון. אמנם תקרת השליחה המעודכנת עשויה להשתנות מארגון לארגון (הנוסחה לחישוב מופיעה כאן ונגזרת בין היתר ממספר הרישיונות של כל חברה), אולם עשוי להיות תרחיש שחשבון נחסם גם לאחר שליחה של מסר או קמפיין אחד בלבד. 

מה זה אומר בפועל?
כל מייל שנשלח לנמענים מחוץ לארגון – בין אם מדובר במיילים שיווקיים שנשלחים ישירות מהאאוטלוק, מיילים תפעוליים כמו איפוס סיסמה, הפעלת חשבון חדש או תזכורות ללקוחות, עדכונים על מכרזים חיצוניים, אישורי רישום לאירועים תקשורת שוטפת עם ספקים, שותפים ולקוחות – עלול להיתקל בהגבלה ואף להיחסם אם חורגים מהמכסה היומית. אבל הנקודה הקריטית היא, שברגע שהארגון עובר את המכסה, המגבלה חלה גם על כל תקשורת אימיילים רגילה. זאת אומרת, גם אם אחד העובדים שולח מייל מהאאוטלוק האישי שלו – ההודעה פשוט לא תישלח.
הארגון כולו עלול להיתקע בלי יכולת לשלוח מיילים החוצה – בלי אזהרה, ודווקא ברגעים קריטיים.

בדיוק בנקודה הזו, inwise נכנסת לתמונה עם סט פתרונות מדויק:

• שליחה בהיקפים גדולים – inwise לא מוגבלת מבחינת היקפי השליחה ולכן מאפשרת הפצה של המסרים וההודעות בצורה בטוחה, נוחה לשימוש ומאפשרת יצירת רשימות תפוצה בהתאם לצורך. לדוגמה, לפי נושא: פעילויות רווחה, אירועים, מבצעים והטבות, עדכונים חשובים, הודעות הנהלה. לפי סוג קהל ספציפי: כל העובדים, ראשי מחלקות, לפי סניף, פנסיונרים. ואפילו פילוח לפי צירופים שונים: כל הפנסיונרים בשנה האחרונה, כל העובדים החדשים בשלושת החודשים האחרונים, או כל צורך אחר.
• הגנה מיטבית על המידע – יכולת להתממשק עם שורה ארוכה של מערכות ארגוניות. בכך, המידע ורשימת התפוצה הארגוניות נשארות בבעלות הארגון ובניהול שלו, והמערכת משמשת רק להפצה וללא צורך "להוציא" את הדאטה החוצה. 
• עמידה בתקני איכות –  המערכת עומדת בתקני אבטחת מידע בינלאומיים ומחמירים, דרישות רגולטוריות ואף מפעילה סקרי אבטחה ופעולות סייבר יזומות. עוד בנושא ניתן לקרוא כאן. הקפדה על הנושא הזה מעניקה אמינות וודאות גבוהה כי המיילים שנשלחים אכן יגיעו ליעדם.
• שימוש נוח – המערכת נהנית מהשילוב האידיאלי: היא נגישה וברורה מאוד למשתמשים עצמם ומאפשרת לבצע פעולות בקלות ובמהירות ללא צורך בידע טכני או עיצובי, אך גם מאובטחת, ברורה לאנשי ה-IT וגורמי מקצוע טכנולוגיים. 
• יכולות AI מתקדמות –  מערכת inwise כוללת פיצ'רים מבוססי AI שמתעדכנים ומתחדשים באופן שוטף ומעניקים למשתמש חוויית שימוש נוחה וקלה במיוחד: פיצ'ר כתיבת התוכן מאפשר לכתוב כותרת, שורת נושא, כפתור הנעה לפעולה ואת הטקסטים עצמם בהתאמה לצורך ולסגנון הנדרש. בדומה, פיצ'ר עיצוב התמונה מאפשר יצירת תמונה בהתאם לפרומפט שנכתב בעברית בתוך המערכת עצמה. כמו כן ניתן לעצב ניוזלטר, דף נחיתה ומיילים שיווקים בהתאם לשפת המותג והמאפיינים שלה בלחיצת כפתור.  
• פתרונות תפעוליים – inwise מציעה פתרונות תפעוליים מתקדמים:
  • שליחה באמצעות API: שליחה של אימיילים, הודעות SMS, ו-וואטסאפים תפעוליים, מה שמאפשר לארגונים לשלוח הודעות בצורה גמישה ומדויקת.
  • אימיילים תפעוליים – עיצוב ושליחה של אימיילים תפעוליים כמו איפוס סיסמה, שליחת העתקי מסמכים, חשבוניות ועוד, שיכולים להבטיח המשכיות של תהליכים חשובים בתוך הארגון.

לסיכום, תשתיות הדוא"ל הקיימות כיום בתאגידים עשויות להגביל את התקשורת עם גורמים מחוץ לארגון ולהפוך אותה למורכבת במיוחד. מעבר לפלטפורמה מאובטחת, אמינה ונוחה לתפעול מאפשרת להמשיך לנהל אינטרקציה חיונית עם העובדים בצורה אמינה נוחה ויעילה.