מעומס לשליטה: איך מנהלי שיווק מייצרים שקט תפעולי בארגונים גדולים

מנהלי שיווק בארגונים גדולים יודעים שהעבודה שלהם רצופה בלת"מים, שינויים והפתעות, אבל יש דבר אחד שתמיד נשאר קבוע: העומס. קמפיין רודף קמפיין, עשרות משימות מתנהלות במקביל וכל מהלך נבחן ונמדד במטרה לשפר ולהשתפר. בניגוד למה שנהוג לחשוב, לא תמיד עומדת מאחורי הפעילות הזו מחלקה גדולה. לא פעם מדובר במנהל שיווק אחד או בצוות מצומצם שמוביל את כל המערך השיווקי השוטף ונושא את כל האחריות על הכתפיים.

ניהול תקשורת עם לקוחות הוא הרבה מעבר ללחיצה על כפתור "שליחה". מאחורי כל קמפיין עומד איפיון מדויק, מיקוד קהלים, ניסוח מסרים, עיצוב, תזמון, מדידה ושיפור מתמיד. עבור מנהלי שיווק, מדובר במשימה יומיומית שדורשת דיוק, מהירות ויכולת להחזיק הרבה מאוד משימות במקביל. 

אבל לצד האתגרים, יש גם דרכים לעבוד בצורה חכמה ולייעל את התהליכים. על סמך שלושה מקרי בוחן של מנהלי שיווק בארגונים גדולים שעובדים עם המערכת, ריכזנו כמה דוגמאות מהשטח שממחישות איך זה נראה בפועל, מהאתגרים היומיומיים ועד לפתרונות שהחזירו להם את השליטה לידיים. 

"וואטסאפ עסקי עובד בשבילי ומביא תוצאות"

האתגר: "אני מנהלת שיווק של פקולטה גדולה באוניברסיטה והימים הפתוחים הם לא פחות ממבצע צבאי עבורנו. עם השנים, ראינו שהפנייה במיילים ובהודעות סמס הולכת והופכת לפחות אפקטיבית, במיוחד עבור מתעניינים בלימודים, שהם קהל יעד חשוב שלנו. התלבטנו איך לפנות אליהם וכיצד לבנות מסע לקוח נוח, מהיר ופשוט שגם יתאים להם וגם לא יתיש אותנו בהתאמות, תקלות וממשקים מורכבים".

הפתרון: "התחלנו לעבוד עם וואטסאפ עסקי ובנינו מסע לקוח שכמעט כולו מתנהל באופן אוטומטי בתוך inwise. בזכות ההמלצה שקיבלנו להוסיף כפתורי תגובה פשוטים ('כן', 'לא', 'מעוניין' 'לא מעוניין' וכו') יכולנו לטרגט קהלים ולהמשיך את התקשורת רק עם מי שהדברים באמת רלוונטיים לו ולא להציף או לשלוח הודעות לשווא. גם קיבלנו אינדקציות לכמות המגיעים בפועל ויכולנו להיערך בצורה מדויקת עוד יותר. זה באמת כלי שעובד בשבילנו, מביא תוצאות. הוריד ממני הרבה התעסקות ידנית ואפשר לי לדעת שהדברים פשוט קורים כמו שצריך, בלי לרדוף אחרי כל שלב".

"יש לי עוד חבר בצוות שמפיק חומרים שיווקיים מדויקים"

האתגר: "אני עובד בצוות השיווק של מותג רכב חדשני ומאז ההשקה שלנו אנחנו עובדים בהילוכים גבוהים במיוחד. קהל היעד שלנו מאמץ מוקדם חידושים טכנולוגיים ולכן אנחנו נדרשים באופן קבוע לעדכן אותם על חידושים או על פיצ'רים חדשים שנכנסים, לנהל קמפיינים שמניעים מכירות ולשמר מודעות לאורך זמן. המשמעות היא הפקה של חומרים שיווקיים רבים לערוצים רבים במקביל, תוך שמירה על שפה אחידה, ברורה וזיקה טכנולוגית".

הפתרון: "בתוך עורך הניוזלטרים ודפי הנחיתה של inwise אנחנו משתמשים בכלי ה-AI תוך כדי העבודה עצמה. זה פשוט שם כשצריך. לפעמים זה עוזר לי לנסח טקסט קצת יותר ברור, לפעמים לדייק כפתור פעולה או ליצור תמונה שמתאימה יותר למה שאני מנסה להגיד. הכול קורה תוך כדי העריכה והעיצוב, בלי לעצור ובלי לעבור בין כלים אחרים".  

"פתרון שחסך לארגון התעסקות ארוכה"

האתגר: "אני מנהלת מועדון לקוחות מהגדולים בישראל ואחד הצרכים המרכזיים שלנו הוא שליחה של הודעה לרמת המשתמש הבודד מדי שעה. על פניו זה נשמע קל ופשוט, אלא שבפועל זה מצריך סנכרון בין מערכות פנימיות למערכת השליחה, תמיכה של צוותי IT, עמידה בדרישות אבטחת מידע ולא מעט תיאום ובקרה מאחורי הקלעים. מי שלא התנסה בזה לא מבין עד כמה זה מתיש וכמה היערכות יש מאחורי הקלעים".

הפתרון: "יצרנו חיבור באמצעות ממשק API בין המערכות שלנו לבין המערכת של inwise. צוותי אבטחת המידע שלנו בדקו את המערכות ואישרו אותה, הודות לעמידה בתקנים מחמירים. צוות התמיכה זמין במידת הצורך, אבל בפועל התפעול השוטף פשוט ונוח מאוד. זה חסך לארגון ולי התעסקות ארוכה וממושכת ואיפשר לנו לעבוד עם הרבה יותר ודאות ושליטה".

אין ספק שהעומס של מנהלי השיווק לא ייעלם, וגם לא האתגרים שעימם מתמודדים. לנוכח העובדה שהשיווק הולך ונעשה טכנולוגי יותר, הם יצטרכו להיות זריזים, חדים ומהירים אפילו יותר. ולכן,  שימוש נכון במערכת והיעזרות בכלים דיגיטליים שמרוכזים במקום אחד יכולה לתת מענה, לקצר תהליכים ולפנות אותם לליבת העשייה השיווקית עם יותר שליטה ופחות חיכוך תפעולי .