ב- Salesforce

במדריך זה, נבנה תהליך חדש ב – Process Builder בו נגדיר שליחת תזכורת בהודעת SMS יום לפני פגישה.

השלבים לבניית התהליך ב – Process Builder:

שלב 1 – בניית תבנית הודעת SMS במערכת inwise של תזכורת לפני פגישה.

שלב 2 – בניית התהליכים ב – Process Builder במערכת Salesforce.

שלב 3 – יצירה והפעלת אוטומציה במערכת inwise.

*הערה*
לפני שמתחילים, לצורך בנייה והפעלת תהליכים אלו, יש ליצור שדה טקסט חדש על אובייקט "Event" לצורך המרת שדה תאריך ושעת פגישה לטקסט. דוגמא לשם שדה – "MeetDate".
בנוסף, יש ליצור שני שדות טקסט נוספים על אובייקט איש הקשר "Contact": שדה לתאריך פגישה ושדה לשעת פגישה. דוגמאות לשמות לשדות – "appDate" ו -"appHour".

לאחר מכן,  יש ליצור את שדות "תאריך פגישה" ו -"שעת פגישה" כשדות טקסט ב – inwise באמצעות מדריך מיפוי שדות ב-inwise.
לבסוף, יש למפות שדות אלו בהגדרות מיפוי שדות של תוסף inwise ל – Salesforce. ניתן להיעזר במדריך זה  (סעיף 4).

 

שלב 1 – בניית תבנית SMS במערכת inwise

תחילה ניצור טיוטת הודעת SMS במערכת inwise, אשר תכיל את המלל והשדות האישיים אותם נרצה לשלוח.
בסרגל התפריטים השחור בצידו הימני של המסך נקליק על קמפיינים.
בחלונית "פעולות נפוצות" בצידו השמאלי של המסך, נבחר ב "צור קמפיין SMS". ניתן להיעזר במדריך "יצירת קמפיין SMS".
1. נעדכן את שם הקמפיין. לדוגמא – "סמס תזכורת לפני פגישה".
2. נערוך וננסח את תוכן ההודעה.
3. מומלץ להוסיף שדות אישיים להודעה. לשם כך, יש לעמוד עם סמן העכבר על המיקום בהודעה בו נרצה להוסיף את השדה האישי, להקליק על "הוסף שדה אישי" ולבחור בשדה הרלוונטי.
מומלץ לכלול בהודעה קישור להסרה מרשימת הדיוור – מידע נוסף במדריך זה (שלב 2).
4. לסיום, נקליק על שמירה, כדי לשמור את הודעת ה – SMS שיצרנו כטיוטה (נחזור לכך בשלב השלישי והאחרון של המדריך).

שלב 2 – בניית התהליכים ב – Process Builder

נעבור למערכת Salesforce, כדי להכנס למסך של ה – Process Builder, יש להקליק על "Setup" ובחלונית החיפוש המהיר להקליד "Process Builder".

נבנה 2 תהליכים:
1. תהליך אחד – יפעיל את האוטומציה ב-inwise לשליחת SMS
2. התהליך השני – יום לפני הפגישה, יבצע את ההמרה וניקוי של שדה תאריך ושעת פגישה לשדה טקסט, יפצל את התאריך והשעה ל-2 שדות שונים ויפעיל את התהליך הראשון.

התהליך הראשון

תהליך מסוג Invocable, הכולל פקודת הפעלת אוטומציה ב inwise (פעולת Apex) על ידי מזהה ייחודי שמטרתו לשלוח הודעת SMS.

ניצור תהליך חדש – נקליק על "New" ונגדיר שם לתהליך, לדוגמא – "Send SMS".
במידת הצורך, ניתן להוסיף תיאור לתהליך.
נגדיר את הפעלת התהליך כאשר נקרא לו מתהליך אחר "It's invoked by another process".
לסיום, נקליק על "Save".

נגדיר שהתהליך יתבצע על אובייקט מסוג "Event", לשם כך נקליק על "Add Object".
נבחר מהרשימה הנפתחת בצד ימין ב-"Event".
לסיום, נקליק על "Save".

בשלב זה נוסיף את הקריטריון/תנאי שנרצה לבדוק לפני ביצוע הפעולה. ניתן ליצור התניות בהתאם להגדרות ולמאפיינים ייחודיים. בדוגמא שלנו, לא נבחר בתנאי ופשוט נפעיל את הפעולה.
נקליק על "Add Criteria", נגדיר שם לתנאי, לדוגמא "No Criteria".
נבחר באופציה "!No criteria – just execute the actions".
לסיום נקליק על "Save".

כעת, נוסיף את הפעולה שנרצה שתתבצע במידה והקריטריון/תנאי מתקיים. נבחר בפעולת ה-Apex של הפעלת טריגר של אוטומציה ב inwise, שתשלח הודעת SMS.
1. נקליק על – "Add Action".
2. בסוג הפעולה "Action Type" – נבחר ב – "Apex".
3. בשם הפעולה "Action Name" – נבחר בשם מתאים לפעולה, לדוגמא "Send SMS".
4. בשדה "Apex Class" – נקליק על הרשימה הנפתחת, תפתח לנו הצעה להשלמה, נבחר ב – Inwise__Inwise Automation Trigger.
5. בשדה "Set Apex Variables" – נקליק על "Add Row".

6. בשדה "Field" – נקליק על הרשימה הנפתחת, גם כאן, תפתח לנו הצעה להשלמה, נבחר ב –  "trigger_identifier".
7. בשדה סוג "Type" – נבחר ב- "Formula".
8. בשדה ערך "Value" – נקליק על "Build a formula", יפתח לנו חלון לבן למטה, לצורך הכנסת הפורמולה.
9. מכיוון שאנחנו רוצים להוסיף להודעת SMS את הפרטים של איש הקשר, שבעצם מקושר לפגישה (Event), נעתיק ונדביק את הפורמולה הבאה:

'[{"RecordID":"'+[Event].WhoId+'","trigger_identifier":"'+"999"+'"}]'

הפורמולה מעבירה את היישות שמקושרת לאובייקט כגון Event – על ידי שימוש ב-Event.WhoId

במקרים אחרים ניתן להעביר ישירות את יישות איש הקשר במידה והאובייקט עליו מתבצעת הפעולה הוא איש קשר – שימוש ב –

[Contact].Id

פורמולה:

'[{"RecordID":"'+[Contact].Id +'","trigger_identifier":"'+"Trigger Identifier"+'"}]'

כנ"ל במקרה של ליד – שימוש ב-

[Lead].Id

פורמולה:

'[{"RecordID":"'+[Lead].Id +'","trigger_identifier":"'+"Trigger Identifier"+'"}]'

תחת – Trigger Identifier – יש לתת מזהה ייחודי לפעולה כדי שנוכל לבחור במזהה זה באוטומציה במערכת inwise.
מזהה לדוגמא – 999.

10. נקליק על "Use This Formula".
ולסיום "Save".

 

סיימנו את התהליך הראשון, כעת ניתן להקליק על "Activate" בחלקו העליון הימני של המסך כדי להפעיל את התהליך.
אל דאגה, זהו תהליך מסוג invocable ולא יופעל עד שנקרא לו במסגרת התהליך השני.


התהליך השני

בכל פעם שפגישה נוצרת או מתעדכנת, יום לפני הפגישה, שדה תאריך ושעת הפגישה יומר לשדה מסוג טקסט ויפורק לשני שדות נפרדים תחת איש הקשר: תאריך פגישה ושעת פגישה.
ההמרה והפירוק מתבצעים כדי להעביר את תאריך הפגישה ושעת הפגישה בנפרד ברמת איש הקשר (בנוסף לכל הפרטים שנמצאים ברשומת איש הקשר ומתבצעים על ידי מיפוי שדות איש קשר).
לבסוף, נקרא לתהליך הראשון שיפעיל את האוטומציה ב inwise וישלח את הודעת ה- SMS.

ניצור תהליך חדש – נקליק על "New" ונגדיר שם לתהליך, לדוגמא "Meeting Reminder".
במידת הצורך, ניתן להוסיף תיאור לתהליך.
נבחר שהתהליך יפעל כשרשומה משתנה "A record changes".
לסיום, נקליק על "Save".
נגדיר שהתהליך יתבצע על אובייקט מסוג – "Event", ויתחיל כשרשומה נוצרת או נערכת.
נקליק על "Add Object" .
נבחר ברשימה הנפתחת בצד ימין ב – "Event".
נבחר שהתהליך יתחיל כשרשומה נוצרת או נערכת -"when a record is created or edited"
ולסיום "Save".

בשלב זה נוסיף את הקריטריון/תנאי שנרצה לבדוק לפני ביצוע הפעולה, נציין שוב שכל ארגון יכול להתנות בהתאם להגדרות והמאפיינים הייחודיים לו. בדוגמא שלנו, נבדוק ששדה תאריך ושעת פגישה אינם ריקים.
1. נקליק על"Add Criteria".
2. נגדיר שם לתנאי, לדוגמא "Check if Exists".
3. בשדות של Set Conditions, נבחר את שדה תאריך ושעת פגישה של Event – שנקרא "Event].StartDateTime]" ונבדוק שהוא לא ריק על ידי שימוש ב- Operator שנקרא "Is Null",
כשה – Type שלו הוא בוליאני "Boolean" והערך הוא "False".
4. בשדה Advanced – נסמן "Yes", כדי שהפעולה לא תתבצע באופן מיידי, אלא במועד מאוחר יותר.
5. לסיום, נקליק על "Save".

כעת, נוסיף את הפעולה שנרצה שתתבצע במידה והקריטריון/תנאי מתקיים. לצורך כך, נבצע את השלבים הבאים:

  • תזמון מועד הפעולה כך שתתבצע יום אחד לפני תאריך ושעת הפגישה.
  • הגדרת המרת שדה תאריך ושעת פגישה לשדה טקסט חדש תחת ה – Event, פירוק שדה הטקסט לשני שדות שונים תחת איש הקשר "Contact":
    • יצוא ועדכון שדה תאריך פגישה.
    • יצוא ועדכון שדה שעת פגישה.

את הפעולות האלו נבצע על ידי  שימוש בפורמולות תחת פעולה של עדכון רשומה.

תזמון מועד הפעולה:

בשדה "Scheduled Actions" נקליק על "Set Schedule" ונבחר במועד שנרצה שהפעולות יתבצעו. בדוגמא שלנו, יום אחד לפני תאריך ושעת פגישה.
ונקליק על "Save".

 

המרת תאריך ושעת פגישה לשדה טקסט חדש תחת ה – Event:

באותו השדה של "Scheduled Actions", תפתח האופציה לבחור ב"Add Action" – נקליק עליה.
1. בסוג הפעולה "Action Type" – נבחר בעדכון רשומות "Update Records".
2. נגדיר שם קל לזיהוי לפעולה. לדוגמא "Text Convertion".
3. בשדה סוג רשומה "Record Type" – נקליק על הרשימה הנפתחת, נבחר ב – "Select the Event record that started your process" (ב- [Event]) ונלחץ על "Choose".
4. בשדה "Field" – נבחר בשדה שיצרנו לצורך פרמוט שדה תאריך ושעת פגישה. בדוגמא זו  "MeetDate".
5. בשדה סוג "Type"  – נבחר ב- "Formula".
6. בשדה ערך "Value" – נקליק על "Build a formula", יפתח חלון לבן לצורך הכנסת הפורמולה.
7. נעדכן באזור הלבן את הפורמולה הבאה:

LEFT(TEXT ([Event].StartDateTime + (3/24)),19)

*הערה*
את הספרה 3 יש לשנות בהתאם לשעון קיץ או חורף. בזמן כתיבת מדריך זה (שעון קיץ) השעה בארץ היתה UTC+3 בעוד שבחורף השעה בארץ היא UTC+2.

8. נקליק על "Use This Formula"
ולסיום, "Save".

יצוא ועדכון שדה תאריך פגישה תחת איש הקשר:
1. ניצור פעולה נוספת, בסוג פעולה "Action Type" – נבחר בעדכון רשומות "Update Records".
2. נגדיר שם קל לזיהוי לפעולה. לדוגמא "Contact – Meet Date".
3. בשדה סוג רשומה "Record Type" – נקליק על הרשימה הנפתחת, נבחר ב – "Select a record related to the Event" ב – (Name ID (Contact ונלחץ על "Choose".
4. בשדה "Field" – נבחר בשדה שיצרנו לצורך תאריך הפגישה באיש הקשר (contact). בדוגמא זו, שדה בשם "appDate".
5. בשדה סוג "Type" – נבחר ב – "Formula".
6. בשדה ערך "Value" – נקליק על "Build a formula", יפתח חלון לבן לצורך הכנסת הפורמולה.
7. נעדכן באזור הלבן את הפורמולה הבאה:

LPAD(TEXT(DAY(DATEVALUE([Event].MeetDate__c))),2, "0") + "-" + LPAD(TEXT(MONTH(DATEVALUE([Event].MeetDate__c))),2, "0")+"-"+ TEXT(YEAR(DATEVALUE([Event].MeetDate__c)))

*הערה*
יש להחליף את השדה [Event.[MeetDate לשדה הטקסט המפורמט שיצרנו על יישות ה – Event.

8. נקליק על "Use This Formula"
ולסיום, "Save".

יצוא ועדכון שדה שעת פגישה תחת איש הקשר:
1. ניצור פעולה נוספת, בסוג פעולה "Action Type" – נבחר בעדכון רשומות "Update Records".
2. נגדיר שם קל לזיהוי לפעולה. לדוגמא "Contact – Meet Hour".
3. בשדה סוג רשומה "Record Type" – נקליק על הרשימה הנפתחת, נבחר ב –  "Select a record related to the Event". ב-(Name ID (Contact ונלחץ על "Choose".
4. בשדה "Field" – נבחר בשדה שיצרנו לצורך שעת הפגישה באיש הקשר (contact). בדוגמא זו "appHour".
5. בשדה סוג "Type" – נבחר ב – "Formula".
6. בשדה ערך "Value" – נקליק על "Build a formula", יפתח חלון לבן לצורך הכנסת הפורמולה.
7. נעדכן באזור הלבן את הפורמולה הבאה:

LEFT(RIGHT([Event].MeetDate__c,8),5)

*הערה*
יש להחליף את השדה [Event.[MeetDate לשדה הטקסט המפורמט שיצרתם על יישות ה-Event.

8. נקליק על "Use This Formula"
ולאחר מכן נקליק על "Save".

לסיום נקליק על "Activate" בצידו העליון הימני של המסך, על מנת להפעיל את התהליך.

שלב 3 – יצירת והפעלת האוטומציה ב-inwise

כעת כל מה שנותר לעשות זה ליצור אוטומציה במערכת inwise שתשלח את הודעת ה – SMS.

נעבור למערכת inwise ובסרגל התפריטים השחור בצידן הימני של המסך נקליק על "אוטומציות".
בחלונית פעולות נפוצות בצידו שמאלי של המסך, נקליק על "צור אוטומציה".
נגלול למטה ונבחר באוטומציה ריקה.
נעמוד עם העכבר על הטריגר (הריבוע הכחול) ונלחץ על אייקון העיפרון כדי לערוך אותו.

נבחר בטריגר מסוג "טריגר מותאם" שבתוכו נגדיר את המזהה הייחודי בו השתמשנו בתהליך ה – Process Builder. לדוגמא 999.
ונקליק על "עדכן".

נעמוד עם העכבר על הפעולה (הריבוע הירוק) ונלחץ על אייקון העיפרון כדי לערוך אותה.
נבחר בפעולה מסוג – "שלח אל איש הקשר SMS".
בהגדרות נוספות – נבחר בטיוטת SMS שיצרנו מראש בשלב 1. בדוגמא, "סמס תזכורת לפני פגישה"
ונקליק על "עדכן."

נקליק על כפתור "המשך" בצידו התחתון השמאלי של המסך.
במסך "הפעלת האוטומציה" , נגדיר שם לאוטומציה.לדוגמא "תזכורת לפני פגישה".
ולסיום נקליק על כפתור "הפעלה" בצידו התחתון השמאלי של המסך.

זהו! סימנו להגדיר ולהפעיל תהליך של אוטומציה במערכת inwise דרך ה – Process Builder .
אז מה יקרה מעכשיו? כל איש קשר שתקבע לו פגישה חדשה (Event), יקבל תזכורת עם פרטי הפגישה בהודעת SMS יום לפני הפגישה.
באופן זה, ניתן להפוך תהליכים נוספים לאוטומטיים.