לפניכם שאלות ותשובות נפוצות מתחום השיווק הדיגיטלי הישיר

רקע כללי

מה זה שיווק בדואר אלקטרוני?

דיוור אלקטרוני הוא כלי שיווקי, והדרך היעילה ביותר לארגון לשמור על קשר עם לקוחותיו וליצור עימם דיאלוג. דיוור אלקטרוני מאפשר לעסק לקדם מוצרים ושירותים, ולעדכן במידע חדש או במבצעים את הלקוחות שלו. חשוב להדגיש כי אין הכוונה להפצת "ספאם", אלא לתקשורת לגיטימית עם לקוח ובכפיפות להסכמתו.

למה כדאי להשתמש בדיוור האלקטרוני?

דיוור אלקטרוני מאפשר הפצת מידע למספר רב של לקוחות קיימים ופוטנציאליים, ובעלות נמוכה יחסית. הוא מאפשר למנהל השיווק לחשוף את לקוחותיו למסר – ללא פעולה אקטיבית מצד הלקוח (בניגוד למדיות אחרות הדורשות פעולה אקטיבית מצד הלקוח).

הוא אף מאפשר מעקב קל ונוח אחר המסרים המדוורים, ואחר תגובת הלקוחות אליהם. בנוסף, קמפיין דיוור אלקטרוני מאפשר מדידה מדוייקת של החזר ההשקעה (ROI).

בזכות הדיוור האלקטרוני, העסק יכול לצבור מאגר עצום של לקוחות המעוניינים לשמור איתו על קשר. הוא אף "ירוק" יותר – וחוסך שימוש בנייר.

למה כדאי להשתמש במערכת inwise?

מערכת inwise מיועדת לשרת חברות בכל הגדלים: תאגידים, ארגונים, מועדונים ולקוחות פרטיים.

השימוש האפשרי במערכת הוא אין סופי, ורוב הלקוחות משתמשים בה לצורך תקשורת עם לקוחות, צוותי עובדים, חברי מועדון, עמיתים, בעלי עניין, קרובים ומשפחה.

לקוחות עסקיים יכולים להשתמש במערכת ליחסי ציבור, עלוני מידע (ניוזלטרים), השקות מוצרים, הצעות מחיר, תכתובות עם ספקים, שליחת מבצעים, מכתבים ועוד. תאגידים יכולים לבצע שימוש נוסף במערכת לטובת תקשורת פנים ארגונית, ולהפצת עלוני מידע, דוחות ותזכירים בין העובדים והסניפים השונים. לקוחות פרטיים יכולים להשתמש במערכת להפצת הזמנות לאירועים, הכרזות משפחתיות ושיתוף אלבומי תמונות.

איך מתחילים להשתמש במערכת inwise?

כבר עכשיו תוכלו להירשם למערכת לזמן בלתי מוגבל. כל שנדרש מכם הוא לבצע תהליך רישום קצר. ברגע שתקבלו את הפרטים לחשבון שלכם, תוכלו להיכנס למערכת ולייבא את רשימות אנשי הקשר שלכם; להכניס מידע ראשוני הכולל את שם החברה והלוגו, וליצור דיוור שתוכלו לשלוח כבר עכשיו. תוכלו אף להיעזר בצוות התמיכה שלנו, שישמח לסייע לכם בכל שאלה.

האם נדרש ידע טכני לשימוש במערכת?

לא, המערכת כוללת ממשק משתמש פשוט וידידותי, המצריך ידע בסיסי בשליחת מיילים.

האם נדרש ידע בכתיבת קוד HTML?

לא, המערכת כוללת עורך תוכן אינטואיטיבי ופשוט. העורך מאפשר למשתמשים לערוך את תוכן הדיוור בקלות, וליצור שינוי בפונטים ובצבעים, להוסיף תמונות וקישורים בקלות, ועוד אפשרויות רבות.

האם אני צריך להוריד את תוכנת inwise?

לא, inwise היא שירות בדומה לשירותים של Yahoo או Gmail. ניתן להשתמש בשירות on-line דרך דפדפן אינטרנט, לאחר הכנסת שם משתמש וסיסמה. יש לקחת בחשבון את הדרישות החומרה והתוכנה המינימליות לשימוש במערכת.

מה הן דרישות החומרה או תוכנה המינימליות שאני צריך כדי להשתמש במערכת inwise?

כל מחשב עם מערכת הפעלה של Microsoft Windows XP ומעלה, ודפדפן אינטרנט Internet Explorer מגרסה 11 ומעלה, דפדפן Google Chrome או דפדפן Firefox גרסה 3 ומעלה – מתאימים לשימוש בשירות inwise. לצורך עריכת תמונות ניתן להשתמש במגוון תוכנות עריכה. תוכנה מאוד מומלצת היא IrfanView.

כניסה למערכת הדיוור

שכחתי את סיסמת הכניסה שלי למערכת. מה לעשות?

אם שכחתם את סיסמתכם, עומדות בפניכם מספר אפשרויות:

  1. במסך הכניסה למערכת קיים כפתור "שכחת את סיסמתך?". ניתן לשחזר סיסמאות דרכו, באמצעות כתובת הדואר האלקטרוני של המורשה בחשבון ובאמצעות שם המשתמש.
  2. משתמשים עם הרשאת מנהל יכולים לאפס סיסמאות למשתמשים אחרים בארגון או בחברה. לאחר האיפוס, ניתן להגדיר סיסמה חדשה על ידי כניסה לתפריט ההגדרות – ולאחר מכן בחירה ב"החלף את הסיסמה" (בטור הימני).
  3. ניתן לפנות לצוות התמיכה של inwise כאן. בנוסף, יש לשלוח בקשה רשמית ממורשה החשבון לאיפוס סיסמה.

נכנסתי למערכת אך קיבלתי מסך של שינוי סיסמה. מדוע?

כדי לשמור על אבטחת הנתונים שלכם, המערכת דורשת החלפת סיסמה כל פרק זמן קבוע.

ניהול אנשי קשר וקבוצות

באילו דרכים ניתן לייבא אנשי קשר למערכת inwise?

קיימות מספר אפשרויות לייבוא של אנשי קשר למערכת הדיוור inwise:

  1. קובץ אקסל/CSV שמור במבנה (פורמט) של CSV – Comma Delimited. תוכלו לקרוא על כך במדריך זה.
  2. הוספה ידנית של אנשי קשר – אפשרות זו מומלצת כשאין כמות גדולה של אנשי קשר. ישנן שתי אלטרנטיבות להוספה: הראשונה היא הוספה של דואר אלקטרוני בלבד של איש הקשר (ניתן להזין מספר כתובות ולהפרידן בפסיק). אפשרות שניה היא הוספה של איש קשר עם פרטים שונים, בהתאם לשדות שהוגדרו ברמת הקבוצה. באפשרות זו ניתן להוסיף איש קשר אחד בלבד בכל פעם.
  3. קבוצה חיצונית – הוספה של איש קשר ממקור חיצוני יכולה להתבצע על ידי קישור המערכת למסד נתונים אחר (DB). ניתן לבצע זאת על ידי ממשק חיבור (API).

יש לשים לב, כי עבור אנשי קשר מקבוצות חיצוניות חלק מתכונות המערכת לא זמינות, כגון: הסרה מרשימת תפוצה, כפילות איש קשר וכדומה. (היתרון שבשימוש עם קבוצות חיצוניות הוא ביכולת הניהול של אנשי הקשר בקבוצות; החיסרון הוא איבוד חלק מיכולות הניהול הטבועות במערכת.)

  1. ייבוא אנשי קשר מתוכנת Outlook – זו האלטרנטיבה הפחות מועדפת, משום שישנן מגבלות אבטחה שמקשות על תהליך הייבוא. לכן, במקרים של תוכנות דואר אלקטרוני שונות, כדאי לייצא מתוכנת הדואר את אנשי הקשר לקובץ Excel/CSV, ומשם לייבא באמצעות השיטה המפורטת בסעיף מס' 1.

האם איש קשר יכול להיות חבר ביותר מקבוצה אחת?

כן, בהחלט. בכרטסת הפרטים של איש הקשר קיימת האפשרות לבחור לאילו קבוצות לשייך אותו. חשוב לציין כי דיוור שנשלח לאיש קשר, המופיע במספר קבוצות (לא בקבוצות חיצוניות), ישלח אליו רק פעם אחת בלבד.

האם יש במערכת מנגנון להסרה מרשימת תפוצה?

כן, בהחלט. מנגנון זה מתווסף לכל דיוור, וניתן לראות אותו בחלק התחתון של כל דיוור שאנו מבצעים. מנגנון זה קיים כדי לאפשר לאיש הקשר חופש בחירה מוחלט, באם לקבל תוכן שיווקי מחברה מסוימת או לא. תמיכה במנגנון זה מעוגנת בחוק הספאם, ומחייבת כל גורם שמבצע דיוור פרסומי. כמו כן, המערכת שומרת תיעוד מדוייק של רישום והסרת אנשי הקשר.

גיליתי שכתובת הדואר האלקטרוני של איש הקשר, שמופיעה במערכת, שגויה. כיצד אוכל לאתר את איש הקשר ולתקן את כתובתו?

ניתן להקליד בחלון החיפוש את פרטי איש הקשר (כתובת דואר אלקטרוני או שם). לאחר איתור איש הקשר ניתן להיכנס לכרטיס הפרטים של איש הקשר. כאן אפשר לערוך או להוסיף את פרטיו. אם נתקלתם בכתובת באחד מדוחות האנליטיקס, ניתן לעבור מהדוח באופן ישיר לעריכת איש קשר, על ידי הקלקה על כפתור "עריכה".

הגדרתי שדות שונים בכרטיס איש הקשר, אבל אני לא רואה אף אחד משדות המידע של אנשי הקשר בקבוצה, אלא רק כשאני נכנס/ת לכרטיס. מדוע?

כדי למנוע תצוגה של טבלה עמוסה בפרטים בחלון הקבוצה, ניתן להתאים את הטבלה על ידי הקלקה על ציור העיפרון מימין, בראש הטבלה (כאשר נכנסים לקבוצה). כאן ניתן לבחור את השדות שיוצגו בטבלה.

אני מנסה להוסיף ידנית איש קשר לרשימה, אך המערכת מודיעה לי שאיש הקשר כבר קיים, למרות שאינו קיים ברשימה זו.

סביר להניח שאיש הקשר כבר קיים במערכת ברשימה אחרת, או כלל לא שייך לאף רשימה. ניתן לאתר את איש הקשר באמצעות חלונית החיפוש (למעלה משמאל במערכת), ולהוסיפו לרשימה הרצויה באמצעות עריכת הכרטיס שלו. אם עליכם להעביר כמות גדולה של אנשי קשר לרשימה חדשה, ייתכן ותעדיפו להכין קובץ אקסל המכיל את אנשי הקשר, ולייבאו לרשימה החדשה. אפשרות נוספת היא להוסיף תגית לאיש הקשר המתאים.

איך מורידים איש קשר מרשימת התפוצה בקבוצה מסויימת, מבלי למחוק אותו מתפוצה של קבוצות אחרות?

בעריכת כרטיס איש הקשר, יש להסיר את ה-✓ מתיבת הסימון של הקבוצה, שממנה תרצו להסיר את איש הקשר.

קיימת קבוצה חיצונית ישנה בחשבון שלי, שהחיבור אליה לא קיים יותר. איך אני יכול/ה למחוק את הקבוצה?

ניתן להקליק על כפתור ה"מחיקה" שמופיע בכל קבוצה חיצונית.

ייבאתי לקבוצה מסויימת קובץ אקסל שהכיל 2,500 אנשי קשר, ואילו בדוח רשום שהתעדכנו רק 1,500 אנשי קשר חדשים. מדוע?

ישנן שתי סיבות אפשריות:

  1. קיימים אנשי קשר כפולים בקובץ האקסל, כלומר כתובת הדואר האלקטרוני זהה
  2. קיימים אנשי קשר שכתובת הדואר האלקטרוני שלהם הוזנה בצורה שגויה או משובשת לאקסל

בשני המקרים ניתן לראות פירוט בדוח הייבוא.

ייבאתי קובץ אקסל שהכיל 30,000 אנשי קשר ואת פרטיהם, אבל ראיתי שהתעדכנו פרטים רק ל-600 אנשי קשר. מדוע?

סביר להניח שהאנשי הקשר שפרטיהם לא התעדכנו הם אנשי קשר שכבר היו קיימים במערכת, ושהייבוא שבוצע היה ייבוא מהיר. המטרה של הייבוא המהיר היא לייבא אנשי קשר חדשים (כולל הפרטים שלהם) למערכת, או לחילופין להוסיף אנשי קשר קיימים לרשימה חדשה (ללא עדכון פרטים). כדי לעדכן את פרטי אנשי הקשר הקיימים במערכת, יש לייבא את הקובץ בייבוא איטי.

אני מייבא/ת קובץ CSV, ומתקבלת השגיאה הבאה: The given value of type String from the data source cannot be converted to type bigint of the specified target column.

סביר להניח שהסיבה לכך היא, שבמיפוי השדות נעשתה התאמה לא נכונה בין סוגי השדות; לדוגמה, הכנסת אותיות או תווים שאינם מספרים לשדה מספרי (כמו שדה טלפון שהוגדר כשדה מספרי). יש לייבא את הקובץ שוב, ולמפות את העמודות לפי השדות שבמערכת.

יש לי איש קשר שהסיר את עצמו מהרשימה. האם אני אמור/ה למחוק את הכתובת שלו מקובץ האקסל החדש שאני מעלה למערכת?

לא, אין צורך. אם איש הקשר הסיר את עצמו מהרשימה, הוא יכול להופיע ברשימת דיוור רגילה, אך לא יישלחו אליו דיוורים – הוא מוגדר בבסיס הנתונים כאיש קשר שהסיר את עצמו.

האם אוכל לבטל הסרה מרשימת התפוצה?

לא, משום שלפי החוק חל איסור לדוור לאיש קשר שהסיר את עצמו מרשימת התפוצה. הדרך היחידה לבטל הסרה מרשימה היא באמצעות צוות התמיכה שלנו.

למה אני לא מצליח/ה לייבא רשימת תפוצה מקובץ Excel למערכת?

ייתכן שסיומת הקובץ היא לא CSV, או שהקובץ שוקל מעל 10MB. יש לפצל את הקובץ ולנסות שוב. כמו כן, ייתכן ששם אחת העמודות מכיל גרש או סימן לא חוקי אחר. יש למחוק אותו ולנסות שוב. ניתן למצוא את הדגשים ליצירת קובץ תקין כאן

אני מנסה להעלות קובץ נתונים (pdf, word, excel), ומקבל/ת את העמוד "Page Not Found". מדוע?

יכולות להיות שתי סיבות לבעיה:

  1. הקובץ גדול מדי – גודל הקובץ צריך להיות עד 10MB
  2. קיימת שגיאה כלשהי בתקשורת הנתונים. יש לנסות שוב במועד מאוחר יותר או לפנות לתמיכה

ביצעתי ייבוא של קובץ CSV, וחלק מהשדות לא התעדכנו בכלל. מדוע?

ייתכן והשדה לא מופה במהלך הייבוא. ייתכן גם שאתם מנסים להעלות קובץ, שמופיע בו שדה שאינו קיים במערכת – ויש צורך ליצור במערכת שדה חדש. קראו על עריכת שדות, ועל ייבוא ומיפוי אנשי קשר.

ניסיתי לייבא רשימת אנשי קשר שהסירו את עצמם, אבל אני לא רואה שזה מתעדכן במערכת. מדוע?

בייבוא רשימת אנשי קשר שהסירו את עצמם, יש כללים מוגדרים לצורת קובץ האקסל. עמודת האימיילים צריכה להיות העמודה הראשונה, וכותרת העמודה חייבת להיות מייל באנגלית. כמו כן, השורה הראשונה חייבת להיות שורת כותרת.

ביצעתי ייצוא של קבוצה מהמערכת, וקיבלתי ג’יבריש במקום עברית. כיצד ניתן לפתור את הבעיה?

בהגדרות חשבון קיימת הגדרה, שקובעת את הקידוד של הקובץ המתקבל בייצוא. לרוב, ברירת המחדל תתאים לרוב המשתמשים, אך קיימים מקרים בהם יהיה צורך לשנות הגדרה זו. ניתן ליצור קשר עם צוות התמיכה שלנו.

עריכת קמפיין דיוור

אילו סוגי תמונות ניתן להעלות למערכת inwise?

סוגי התמונות שניתן להעלות למערכת הדיוור הם: gif, jpg, bmp. ההמלצה שלנו היא להעלות תמונות שגודלן עד 800kb, אך אפשר להעלות תמונות שגודלן הוא עד 1.5MB. כדאי לשים לב, שגודל התמונות בדיוור משפיע על משך זמן שליחת הדיוור, על יכולת הנמענים לפתוח את הדיוור ולעיתים יש לגודל הדיוור להשפיע על עלויות השימוש במערכת.

האם ניתן להעתיק תוכן שקיים בקובץ מסוג מסויים (לדוגמה: אתר אינטרנט, קובץ word) לעורך התוכן?

כשמעתיקים תוכן שקיים בקבצים אחרים כגון MS Word, אתר אינטרנט או תוכנות דומות, מתווספות שורות קוד אחרות. לכן, אנו ממליצים להעתיק את התוכן לעורך טקסט פשוט כמו Notepad, ורק לאחר מכן לבצע העתקה של התוכן למערכת.

איך יוצרים במערכת תבנית חדשה מדיוור קיים?

כדי ליצור תבנית חדשה מדיוור שכבר קיים ניתן לבחור ביצירת קמפיין דיוור חדש, ולאחר מכן לבחור באפשרות של שיכפול דיוור. השלב הבא הוא בחירה ב"שכפול מכתב קיים" – ולאחר מכן בחירה בקמפיין שאותו תרצו להעתיק. עורך התוכן המתאים נפתח, וניתן לערוך ולשלוח את הדיוור מחדש.

האם ניתן לערוך דיוור שכבר שלחתי?

לא, דיוור שנשלח לא יכול להישלח שוב, אולם ניתן לשכפל את המכתב על ידי הקלקה על יצירת דיוור חדש, ולבחור באפשרות "שכפול מכתב קיים". תוכלו למצוא את המכתב שתרצו לשכפל ברשימת הדיוורים שנשלחו, ומשם ניתן גם לבצע את שכפולו. או לחילופין, ניתן לבחור מרשימת הקמפיינים את הקמפיין שאותו תרצו לשכפל, ולבחור באפשרות "העתק".

איך יוצרים לינק "שלח לחבר" בתוך הדיוור?

בדיוור, בהקלקה על הטקסט ועל המקש השמאלי, קיימת אפשרות של Custom. ניתן להוסיף בה מספר תגיות, ובהן תגית של שליחה לחבר. יש לציין כי תגית זו ניתנת למעקב, ואנו נוכל לדעת לאחר השליחה כמה אנשי קשר, שאינם ברשימה אליה נשלח הדיוור, נחשפו לדיוור.

האם אפשר לכלול בדיוור שלי את שמו הפרטי של איש הקשר, בשורת איש הקשר ("To")?

ביצירת דיוור חדש, בהגדרות המתקדמות בשדה "שליחה ל", ניתן להקליד את שם השדה בו מופיע שם איש הקשר, בין שתי סולמיות (לדוגמה: field 1# #). אם תרצו, תוכלו להוסיף לצד שם השדה מילים ותארים נוספים. באופן כזה תוכלו להפוך את שורת איש הקשר לאישית יותר (לדוגמה: "אילן, מזל טוב!"; או "אילן כהן, מזל טוב!"). תוכלו לקרוא על כך במדריך הזה.

במקרה של אנשי קשר חוזרים, מה ההבדל בין SoftBounce ל-HardBounce?

Soft Bounce אומר שישנה אי תקשורת זמנית מול תיבת הדואר של איש הקשר. יתכן שתיבת הדוא"ל של איש הקשר מלאה, או שהשרת של איש הקשר לא היה זמין לפרק זמן קצר במהלך הדיוור. המערכת תנסה לדוור מספר פעמים, ואם התיבה לא תתפנה הדיוור יחזור.

Hard bounce אומר שישנה שגיאה בהקלדת כתובת האימייל, או שכתובת האימייל נסגרה (לדוגמה, איש קשר שעזב את מקום העבודה).

לאחר קבלת המייל בתיבה הקישורים נחשפו. כלומר, במקום "לחצו כאן" שמופיע כקישור, רואים את המילים "לחצו כאן" וגם את הקישור עצמו. מדוע?

ייתכן שתצוגת המיילים בתיבת איש הקשר היא בטקסט ולא HTML.

האם קיימת דרך להגדיר, שאנשי הקשר שחוזרים באופן קבוע יימחקו אוטומטית מהרשימה?

לא ניתן להגדיר מחיקה אוטומטית של אנשי קשר אלו. בכל דיוור, המערכת בודקת האם איש קשר מסוים חזר X פעמים ב-Y הימים האחרונים. ברירת המחדל היא שאיש קשר שחוזר 3 פעמים בתוך חודשיים, לא יישלח אליו דיוור בפעם הרביעית. במידת הצורך, ניתן להגדיר מספר רב יותר של ימים, ואז המערכת לא תנסה לדוור לאיש קשר זה במשך פרק זמן ארוך יותר.

אני מנסה להעלות תמונה, ומתקבלת הודעת השגיאה "לא ניתן להעלות קובץ. קובץ או תיקייה כבר קיימים במערכת". מדוע?

סביר להניח שקובץ זה כבר הועלה, או שקיים קובץ אחר הנושא את אותו שם. יש לבדוק שהתמונה לא הועלתה בעבר, ואם לא – לשנות את שם התמונה החדשה לפני שמנסים להעלות אותה.

בעריכת הדיוור בעורך התוכן, איך אוכל לשנות את עיצוב הטקסט, כדי שיקבל עיצוב של טקסט במקום אחר בדיוור?

ניתן לשכפל את בלוק הטקסט, שבו מופיע הטקסט המעוצב. כדי להזין את הטקסט החדש שלכם, יש להשתמש בהדבקה בטקסט פשוט באותו הבלוק.

שילבתי טופס לתוך דיוור שהכנתי, אך בדוח ובמייל אני רואה סימני שאלה במקום עברית. מה אפשר לעשות?

ניתן לשנות את הקידוד בו יוחזרו התשובות לטופס. אך יש לזכור שכל איש קשר משתמש בקידוד שונה וגם לאחר השינוי, יהיו אנשי קשר שטפסיהם יופיעו כסימני שאלה. אנו ממליצים תמיד לשלוח קישור לטופס, ולא את הטופס עצמו. כך, כשנשלח קישור לטופס, לא תהיו תלויים בקידוד בו משתמש איש הקשר.

יצרתי דיוור חדש, וכשאני מנסה לשלוח אותו לקבוצת בדיקה מתקבלת הודעה, שקיים לינק ארוך מדי בדיוור. מה עליי לעשות?

קיימת הגבלה מסויימת לאורך הלינקים, לשם נוחות. אם מתקבלת הודעה כזו, ניתן לפנות לתמיכה.

אני מנסה ליצור קישור (לינק) בדיוור, ומתקבלת הודעת שגיאה: An error has occurred in the script on this page. מה גורם לכך?

יכול להיות שהדיוור עליו אתם עובדים נוצר במקור ב-Word והועתק לעורך התוכן. ככלל, העתקה ישירה מ-Word עלולה לגרום לבעיות בעורך התוכן ולכן אינה מומלצת. אם הדיוור כבר נוצר, כדאי לעבור על הדיוור ולהוריד אלמנטים שונים (אחד בכל פעם), ולנסות שוב ליצור קישור. הגורם לבעייה הוא לרוב אובייקט כלשהו שהועתק לא נכון מ-Word. ברגע שהאובייקט ימחק הבעיה תיפתר.

ראיתי שהמערכת מגבה באופן אוטומטי דיוורים שערכתי בעורך תוכן. במשך כמה זמן שומרת המערכת דיוורים שגובו באופן אוטומטי?

דיוורים שגובו באופן אוטומטי נשמרים במערכת למשך מספר ימים בלבד. ניתן להשתמש באפשרות זו כדי לשחזר בהצלחה דיוורים, שלא נשמרו בהם השינויים בצורה תקינה.

אני רוצה ליצור שורת unsubscribe כך שתהיה מורכבת בחלקה מטקסט רגיל ובחלקה מלינק, כמו: "To unsubscribe click here". איזו תגית (שדה אוטומטי) עליי להדביק?

אפשר לשנות בהגדרות החשבון את המלל של תגית ה-unsubscribe למלל שרוצים, ולהוסיף את התגית unsubscribe כקישור בטקסט.

שליחת קמפיין הדיוור

האם ניתן לתזמן דיוור?

בוודאי. לאחר סיום עריכת הדיוור, במסך האחרון, ניתן לבחור ב"שליחה מיידית" או ב"בחירת תאריך". אם אתם מעוניינים לבצע תזמון לשליחת הדיוור, ניתן לבחור במועד להתחלת ולסיום השליחה, להגביל את כמות אנשי הקשר ולפצל את שליחת הדיוור למועדים שונים.

האם ניתן לעקוב אחר פעולות איש קשר?

כן, ברגע שנכנסים לכרטיס של איש הקשר יש אפשרות להקליק על כפתור "הצג היסטוריה", הממוקם בצד השמאלי העליון של המסך. שם ניתן לצפות בכל הנתונים הסטטיסטיים הרלוונטים לאיש הקשר.

האם יש מנגנון שמונע שליחה של אותו מכתב מספר פעמים לאותו איש קשר ?

במערכת קיים מנגנון שמונע שליחה כפולה של דיוור לאיש הקשר. מנגנון זה מתייחס לכתובת הדואר האלקטרוני של איש הקשר. אולם אם שיכפלתם דיוור אלקטרוני, הוא יישלח שוב לאיש הקשר המופיע בקבוצה לשליחה. זאת משום שמספר הקמפיין של עותק הדיוור שונה מזה של הדיוור ה"מקורי".

האם יש מנגנון שמונע שליחה של אותו דיוור מספר פעמים לאותו איש קשר?

כן, במערכת קיים מנגנון אשר מונע מכפילות בשליחה לאיש הקשר. אפשרות זו מתייחסת לכתובת הדואר האלקטרוני ולקוד הפנימי של כל שליחה. אולם אם שיכפלתם דיוור הוא כן יישלח שוב לאיש קשר המופיע בקבוצה לשליחה.

יש לי דיוור שנשלח לרשימה של 5,000 אנשי קשר, אך בפועל הוא נשלח רק ל-600. מה יכולה להיות הבעיה?

כשיש הפרש משמעותי בין סך כל אנשי הקשר ברשימה לבין מספר אנשי הקשר שאליהם נשלח הדיוור, ייתכן שהייתה בעיה נקודתית בשרת באותו הרגע. יש לנסות לדוור את אותו הדיוור שוב לאותה הרשימה. אל דאגה, הדיוור לא יגיע פעמיים לאיש קשר שכבר קיבל את הדיוור. במידה ועדיין קיימת בעיה, ניתן לפנות לתמיכה לשם בדיקה.

לפי הגדרות החשבון שלי, דיוור לפי תאריך ישלח לאיש קשר ביום של תאריך ההרשמה. אתמול העליתי רשימה של אנשי קשר חדשים, אך אני רואה שהדיוור לפי תאריך לא יצא אליהם. מה הבעיה?

קמפיין לפי תאריך מוגדר לשליחה בשעה מסויימת. בשעה זו המערכת בודקת למי יש לשלוח את הדיוור היום. לאחר השליחה, בדיקה נוספת כזו תתבצע רק ביום שלמחרת בשעה המוגדרת. ייתכן שהרשימה הועלתה אחרי השעה המוגדרת, ולכן הדיוור ישלח לאנשי הקשר החדשים ביום שלמחרת ההרשמה, בשעה המוגדרת.

שלחתי דיוור לקבוצה, ואחד מאנשי הקשר דיווח לי שהוא לא קיבל אותו. איש הקשר לא הסיר את עצמו מרשימת התפוצה. אבל בהיסטוריה שלו אני רואה שהוא כן קיבל דיוורים אחרים. מה הסיבה לכך שהוא לא קיבל את הדיוור הזה?

ייתכן שמספר דיוורים חזרו מהכתובת שלו, והוא הוסר באופן זמני מתפוצה. ניתן לראות זאת בשני מקומות: אפשר לעבור על אנשי הקשר המופיעים תחת Defined Bounced, ולצפות במספר הפעמים בהן המייל חזר. כמו כן, בכניסה לכרטיס של איש הקשר ניתן לראות אם איש הקשר חזר הרבה פעמים. יהיה ניתן לאפס את מספר החזרות שלו ולהחזירו לתפוצה רגילה.

בנוסף, ייתכן ואיש הקשר העביר את הדיוור לאנשי קשר נוספים (forward), שלא נמצאים ברשימת התפוצה. אם אחד מהם לחץ בטעות על "הסר מרשימת התפוצה", איש הקשר "המקורי" יוסר מרשימת התפוצה.

כיצד ניתן לבדוק את יתרת הדיוורים שנותרה לי בחשבון?

כדי לראות את יתרת הדיוורים שעומדים לרשותכם, תוכלו להיכנס לחלונית ההגדרות בתפריט הראשי (בחלק השמאלי-עליון של המערכת). שם ניתן להקליק על "בדיקת יתרה". הקלקה על אפשרות זו תוביל להצגת יתרת הדיוורים.

שלחתי דיוור ל-5,000 אנשי קשר, אך רק 4,000 מתוכם קיבלו אותו. מדוע?

יכול להיות שאנשי הקשר אליהם הדיוור לא הגיע, הם אנשי קשר שהסירו את עצמם מרשימת התפוצה. לחלופין, ייתכן שמדובר בכתובות מהן חזרו בעבר דיוורים מעל 3 פעמים. את הסיבה המדוייקת ניתן לראות בדוח הדיוור.

שלחתי דיוור אמת. הדיוור נכנס לתור השליחה, אך בעמודה "מאושר?" הערך השתנה מעצמו ל-0. כשאני משנה ל-1, המערכת שבה ומשנה ל-0. מדוע?

יש לבדוק האם הדיוור שאתם מנסים לשלוח הוא תקין וקיים. כשדיוור מסויים לא קיים או נמחק, הסטטוס שלו משתנה ל"לא מאושר". כמו כן, ייתכן שהחשבון ממנו אתם מנסים לשלוח, מוגדר כחשבון החייב אישור מנהל עבור כל שליחה. גם במקרה זה יופיע 0 בעמודה.

נתונים סטטיסטיים לקמפיין הדיוור

איך אפשר לצפות בסטטיסטיקת הנתונים של דיוור שנשלח?

הקלקה על לשונית "אנליטיקס" במערכת מאפשרת צפייה בנתוני השליחה. בלשונית זו ניתן לראות את כל הדיוורים שנשלחו באופן כללי, ואת הדוח שמפרט נתונים סטטיסטיים עבור כל דיוור ודיוור.

יש לי קובץ HTML שמכיל לינקים. אך כשאני מדוור/ת אותו, אין מעקב על קישורים בדוח. מדוע?

כדי שיהיה מעקב להקלקות על קישורים, ניתן להיכנס לדיוור בעורך התוכן, להקליק על הקישור בלחצן הימני של העכבר ולבחור ב"מאפייני קישור". לאחר מכן, ניתן לסמן ב- את תיבת הבחירה "Track Clicks".

ברשימת אנשי הקשר שלי יש 1,000 אנשי קשר, אבל בדוח הדיוור מופיע שהדיוור נשלח רק ל-920 אנשי קשר. מדוע?

קיימות מספר סיבות אפשריות, כמו אנשי קשר שהסירו את עצמם מרשימת התפוצה, או אנשי קשר שחזרו בדיוורים קודמים מעל 3 פעמים.

ניתן לראות את אנשי הקשר שהדיוור לא נשלח אליהם במשפך הביצועים – ב"כתובות דוא"ל חוזרות", בו מופיעים אנשי קשר שחזרו בדיוור הנוכחי; ואנשי קשר שהדיוור לא נשלח אליהם מסיבות שונות ("אנשי קשר חסומים").

מה משמעות ההודעה "רשימת אנשי הקשר לגביהם לא התקבל חיווי פתיחת מייל"?

משמעות ההודעה היא, שאלו אנשי קשר שלא ניתן לדעת האם הם פתחו או לא פתחו את המייל. יכולות להיות לכך מספר סיבות:

  1. הם אכן לא פתחו את המייל
  2. הדבר שנותן את האינדיקציה לגבי פתיחת המייל הוא תמונה שקופה שאנשי הקשר לא רואים. כשהיא נחשפת, המערכת מקבלת את הנתון שאכן האימייל נפתח. אך יש תיבות דואר אלקטרוני שמונעות הורדה אוטומטית של תמונות. אם אנשי הקשר לא אישרו הורדת תמונות, המערכת לא תקבל את המידע לגבי פתיחת המייל.
  3. ייתכן שאנשי הקשר משתמשים במסנני ספאם, המוחקים את התמונה המאפשרת לקבל אינדיקציה לפתיחת מייל – כדי לשמור על פרטיותם.
  4. ייתכן שאנשי הקשר משתמשים בתוכנות שמונעות שליחת מידע מהמחשב שלהם, כדי לשמור על פרטיותם.

יש לי איש קשר שלחץ על לינק מסוים מספר פעמים בדקה. האם זה הגיוני?

ייתכן והוא לחץ על הלינק מספר פעמים עד שהמחשב שלו הגיב. כשהמחשב הגיב – הוא פתח את הקישור במספר חלונות. ייתכן גם שהוא שלח את המיילים לאנשי קשר נוספים, שהקליקו על הקישורים. הקלקות אלו עדיין יופיעו תחת המייל שלו.

מה משמעות ההודעה "התפלגות הדיוורים החוזרים" בדוח הדיוור?

אלה הם כל אנשי הקשר שהדיוור חזר מהם או לא נשלח אליהם. יכולות להיות לכך מספר סיבות כמו תיבת דואר מלאה, Domain לא נכון, כתובת מייל לא נכונה ואיש קשר שהסיר את עצמו בעבר. ניתן לראות את הסיבה המדוייקת באמצעות הקלקה על כל פלח של משפך הביצועים באזור האנליטיקס.

שלחתי דיוור עם לינק, וביטלתי בטעות את המעקב אחר ההקלקות. האם בכל זאת יש דרך לראות מי לחץ על הלינק?

כשמורידים את המעקב אחר הקלקות, המערכת שולחת את הלינקים כמו שהם ללא קידוד. לכן, אין דרך לראות לאחר השליחה (ללא מעקב אחר הקלקות) מי הקליק על הלינק.

שלחתי דיוור עם טופס מצורף, ובדוח אני רואה ש-80 אנשי קשר מילאו את הטופס. בפועל, כשאני מייצא/ת את אנשי הקשר, אני רואה שיש רק 59 אנשי קשר שענו על הטופס. מה קרה?

המערכת מייצאת אך ורק אנשי קשר שקיימים במערכת. ייתכן שחלק מאנשי הקשר שענו על הטופס נמחקו מהמערכת, וזו הסיבה להפרש במספרים.

היבטים משפטיים בשימוש במערכת הדיוור

מה מדיניות ה-Anti Spam במערכת inwise?

ב-inwise אפס סובלנות לספאם. בעזרת המערכת של חברת inwise תהיה לך היכולת להעביר מסר ברור ויעיל, ומעל הכל – חוקי. תוכלו לקרוא עוד על הנושא כאן, ובניוזלטר מיוחד שהוצאנו.

למידע בנוגע לחוק האמריקאי למניעת ספאם: חוק האנטי ספאם האמריקאי – CAN SPAM

* מידע לספקי אינטרנט ומנהלי מחשוב:

אם קיבלתם תלונה על הפצת דואר שאינו לגיטימי באמצעות שרתינו – אנא פנו אלינו מיידית כדי שנוכל לבדוק את התלונה: [email protected] או בטלפון 03-5627070.

* מידע לאנשי קשר שקיבלו דואר שאינו לגיטימי מאחד מלקוחותינו:

אם קיבלתם דואר אלקטרוני ממקור שלא ביקשתם לקבל ממנו, או אם אינכם מצליחים להסיר את פרטיכם מתוך רשימת תפוצה, אנא פנו אלינו מיידית כדי שנוכל לבדוק את התלונה: [email protected] או בטלפון 03-5627070.

מהי חשיבות החוק וסיועו במניעת הפצת דואר זבל?

התיקון ה-40 לחוק התקשורת מגביל את האפשרות לשליחת דואר זבל, המשמש גורם מפריע (ומבזבז זמן יקר) לאיש קשר.

עד היום לא הייתה התייחסות ספציפית לנושא, אלא ע"י חוק התקשורת מ-1982, שעוסק בדיני הדיוור באמצעות פקס, החוק למניעת הטרדה 2001 שמגדיר הטרדה בע"פ או בכתב או באמצעי אחר, וחוק הגנת הפרטיות (סעיף 17) הדן בדיוור ישיר לאיש קשר באופן כללי, אך אינו חל על עסקים.

יש משהו נוסף שכדאי לי לדעת?

אם קיים ספק יש לשקול כל מקרה לגופו, ובמידת הצורך מומלץ גם להתייעץ עם גורם משפטי לפני נקיטת פעולה כלשהי.

מי שמעוניין לדעת יותר מוזמן לקרוא את דבר החוק כלשונו. למידע נוסף: חוק התקשורת (בזק ושידורים) (תיקון מס' 40) התשס"ח 2008.